Die weitaus meisten Unternehmer stellen die falschen Mitarbeiter ein. Vor allem, wenn das Unternehmen noch klein ist. Hierfür gibt es drei wesentliche Gründe. Erstens wissen viele nicht genau, welche Mitarbeiter sie einstellen sollen, d.h. sie haben keine oder die falschen Kriterien (hier helfen auch die Checklisten nicht, solange die Ziele hinter den Checklisten nicht verstanden werden). Zweitens haben sie zu der Tätigkeit, die der neue Mitarbeiter ausführen soll, oft nicht die richtige Einstellung. Drittens hat das Unternehmen zu wenig Anziehungskraft für die wirklich guten Mitarbeiter.

Einstellungskriterien

Meist wird nach Zeugnissen oder Sympathie eingestellt. Beides schadet natürlich nicht. Aber als Einstellungskriterien können Sie das vergessen. Es gibt im Englischen folgende Aussage: „Hire for attitude, train for skills“. Sie trifft den Nagel auf den Kopf. Es gibt im Prinzip zwei Typen von möglichen Arbeitskräften, mit denen Sie konfrontiert sind: Die einen suchen einen Arbeitsplatz, die anderen suchen eine Aufgabe. Die, die den Arbeitsplatz suchen, haben ihr Ziel erreicht, wenn sie ihn gefunden haben. Wer am Ziel ist, dessen Aktivität lässt nach. Die, die eine Aufgabe suchen, haben hingegen mit der Anstellung ihr Ziel konkretisiert und die Aktivität beginnt.

D.h. es ist eine grundlegende Frage der Einstellung. Nun ist es so, dass jeder Mensch seine Einstellung selbst frei wählen kann. Dazu sagt der Psychologe Viktor Frankl: „Die letzte aller menschlichen Freiheiten ist die, seine Einstellung in jeder gegebenen Situation selbst wählen zu können.“ Nun handelt es sich bei Viktor Frankl nicht um einen Psychologen, der im Warmen neben seiner Couch alt und grau geworden ist und sich in der Sicherheit alles Mögliche zusammen spintisieren konnte. Nein, Viktor Frankl formulierte diese Erkenntnis im KZ während fast seine gesamte Familie ermordet und er selbst gefoltert wurde. Dadurch gewinnt seine Aussage erst ihre wirkliche Tiefe: Sie können in JEDER Situation Ihre Einstellung selbst wählen.

Dies hat mehrere Konsequenzen. Zum einen für diejenigen, die Arbeit suchen. Diese haben die Wahl, mit welcher Einstellung sie Arbeit suchen. Damit haben sie letztlich auch Einfluss auf den Erfolg der Arbeitssuche (natürlich dauert es ein paar Wochen oder Monate, bis die Änderung einer Einstellung sich auch in ihren Handlungen niederschlägt und somit von außen sichtbar ist).

Zum anderen hat dies eine Folge für Sie als Unternehmer. Egal, was Sie machen, egal ob Sie – etwas überspitzt – jemanden mit KZ-Methoden antreiben oder ob Sie jemanden mit Geld und Ehrungen überhäufen: Er kann seine Einstellung in jeder beliebigen Situation selbst wählen. D.h. Sie haben keinen direkten und unmittelbaren Einfluss auf die Einstellung des Mitarbeiters. Und wenn Sie keinen Einfluss darauf haben, dann ist die logische Konsequenz natürlich die, dass Sie diejenigen aussuchen müssen, die bereits nachgewiesen haben, dass sie die Einstellung haben, die Sie suchen. Sie können sich nicht auf die Lotterie verlassen, dass der entsprechende Mitarbeiter im Lauf der Zeit seine Einstellung vielleicht ändert.

Hingegen können Sie sich ziemlich sicher darauf verlassen, dass Mitarbeiter mit der richtigen Einstellung Mängel in den Fachkenntnissen irgendwann ausgleichen werden.

Es stellen sich nun zwei Fragen: Erstens, wie viele gibt es von denen, die eine Aufgabe suchen überhaupt, und zweitens, wie finden Sie diese?

Beginnen wir mit der ersten Frage: Wie viele sind es, die eine Aufgabe suchen? Die Antwort: Weniger als zwölf bis sechzehn Prozent. Wie man zu dieser Zahl kommt? Nun, es gibt eine regelmäßige Untersuchung des Gallup-Instituts unter Angestellten, die der Frage nachgeht, wie viele davon motiviert sind, wie viele Dienst nach Vorschrift machen und wie viele innerlich gekündigt haben. Die Gruppe der motivierten Mitarbeiter schwankt bei etwa zwölf bis sechzehn Prozent. Und die Gruppe der Nicht-Angestellten dürfte kaum motivierter sein als die Gruppe der Angestellten. Deshalb: Es sind weniger als zwölf bis sechzehn Prozent, die eine Aufgabe suchen.

Das heißt, dass überhaupt nur jeder achte Bewerber für Sie in Frage kommt. Und das ist dann auch noch nicht unbedingt der Richtige. Typischerweise ist gerade in kleinen Unternehmen nach dem dritten oder fünften Vorstellungsgespräch bereits Schluss. Damit spielen Sie Lotterie.

„Aber ich habe gar nicht so viel Zeit, mir zwanzig oder mehr Bewerber anzuschauen“. Nun, das ist eine einfach Rechnung: Ein falsch angestellter Mitarbeiter kostet leicht mehrere zehntausend Euro (aufgrund von Gehältern, Fehlern, Ablenkung der übrigen Mitarbeiter während der Einarbeitung, Zeitverzögerung beim Unternehmensaufbau, Abfindungen, Suche von Ersatz etc.). Und er kostet sicher mehr Zeit als sich ein paar zusätzliche Bewerber anzuschauen.

Vergleicht man dies mit dem oft höchstkomplizierten Auswahlprozess für ein Softwareprodukt oder eine Maschine für einige tausend Euro, so herrscht hier klar ein krasses Missverhältnis.

Die meisten Kleinunternehmer suchen zudem erst dann Mitarbeiter, wenn es gar nicht mehr anders geht. Sie stehen also unter Druck, schnell, einen Mitarbeiter einstellen zu müssen. In dieser Situation kann man unmöglich zwanzig oder dreißig Bewerber anschauen. Die Suche nach Mitarbeitern mit der richtigen Einstellung ist somit eine permanente Aufgabe des Unternehmers. Jim Collins schreibt in seinem Buch „Der Weg zu den Besten“ sogar, dass die besten Führungspersönlichkeiten die wirklich guten Mitarbeiter einstellen, bevor sie sie brauchen – wirklich gute Mitarbeiter finden immer einen Weg, sich bezahlt zu machen.

Wie Sie die Mitarbeitersuche zur permanenten Aufgabe machen? Nun, nehmen Sie sich fest in Ihrer Terminplanung vor, fünf oder zehn Einstellungsgespräche pro Monat zu führen. Ganz einfach.

Zur zweiten Frage: Wie finden Sie diejenigen mit der richtigen Einstellung? Hier können Sie nur mit einem mehrstufigen, schriftlich fixierten Auswahlverfahren arbeiten, das Tests (z.B. Limbic-Personality oder die verbreiteten, aber auch etwas angestaubten DISG- oder HDI-Tests), Probearbeit, Einstellungsgespräche und Beurteilungen durch die zukünftigen Kollegen umfasst.

Worauf müssen Sie achten? Zum einen auf die Empfehlung von Klaus Kobjoll. Dieser achtet im persönlichen Gespräch vor allem darauf, ob die Augen leuchten, wenn man über die zukünftige Aufgabe spricht oder ob sie es nicht tun. Zum anderen gibt es bei Bodo Schäfer in den „Gesetzen der Gewinner“ eine schöne Übersicht der Unterschiede zwischen Adlern und Enten, also denjenigen, die eine Aufgabe suchen und denjenigen, die nur einen Platz zum Ausruhen oder Jammern suchen. Bauen Sie in die Probearbeit Tests ein, auf die Adler und Enten unterschiedlich reagieren (eine Übersicht über Unterschiede finden Sie übrigens auch unter „Gesetze der Gewinner“ in Gesetz 30)

Einstellung zur Tätigkeit des Mitarbeiters

Zum zweiten Aspekt: Die meisten Unternehmer haben keine klaren Vorstellungen davon, was eigentlich ihre eigenen originären Unternehmer-Aufgaben sind (siehe dazu meinen Fachartikel Die Aufgaben des Unternehmers). Die meisten Unternehmer sind zu Beginn Selbständige und machen alles. Das wächst ihnen natürlich über den Kopf und irgendwann schaffen sie es nicht mehr. In dieser Situation holen sich diese Selbständigen jemand, der ihnen hilft. Die erste unmittelbare Reaktion ist die, genau die Aufgaben an den neuen Mitarbeiter zu übertragen, die man nicht so gut kann, die einem nicht so viel Spaß machen, auf die man keine Lust hat. Also eigentlich durchaus eine kluge Überlegung – zumindest wenn der neue Mitarbeiter in diesen Bereichen besser ist.

Allerdings ist es so, dass die Einstellung des Unternehmers zu diesen Tätigkeiten meist nicht sehr positiv ist. Es sind ja die Aufgaben, die er nicht mag, die er loswerden will usw. Jetzt stellen Sie sich vor, Sie sind in einem Einstellungsgespräch und erzählen Ihrem neuen Mitarbeiter von Dingen, die Sie nicht mögen, die Sie nicht mehr machen wollen. Dazu kommt noch, dass der neue Mitarbeiter unterbewusst sehr genau spürt, wenn der Unternehmer glaubt, dass es eigentlich seine eigenen Aufgaben sind und er deswegen permanent „hineinpfuschen“ wird.

Wie motiviert wird wohl ihr Gegenüber sein, wenn er erkennt, dass seine Aufgaben die ungeliebten Reste sein werden und er keine Freiräume und Verantwortung bekommen wird? Und wenn ihr Gegenüber solcherart motiviert wird, dann werden nur die bei Ihnen bleiben, die es nötig haben, für Schmerzensgeld zu arbeiten. Also ein schlechter Einstellungsfilter.

D.h. die Aufgabe die sich aus diesem Bereich für einen Unternehmer, der neue Mitarbeiter einstellen will, ergibt, ist Folgende: Er muss sich darüber klar werden, was eigentlich genau die Aufgaben des Unternehmers sind und was Aufgaben der Mitarbeiter und des Managements sind. D.h. der Unternehmer ist in einer Situation, in der er aktuell Aufgaben macht, die gar nicht seine Aufgaben sind. Die aber durchaus wichtig, spannend und herausfordernd sind. Das ist der entscheidende Punkt: Sie haben wichtige, spannende und herausfordernde(!) Aufgaben zu vergeben. Und für wichtige Aufgaben suchen Sie gute Mitarbeiter. Und machen deutlich, dass Sie diesen schrittweise Freiräume und Verantwortung geben werden.

Die Anziehungskraft des Unternehmens

Nun zum dritten und letzten Punkt. Natürlich können Mitarbeiter ihre Einstellung ändern. Natürlich haben Sie auch indirekten(!) Einfluss darauf. Die einzige Möglichkeit, zu einer Änderung der Einstellung beizutragen, ist die, ihnen das zu geben, was sie am meisten benötigen. Und das ist nicht Geld, sondern eine sinnvolle Aufgabe und menschliche und persönliche Anerkennung. Geld rückt nur dann in den Vordergrund, wenn die anderen Punkte fehlen oder wenn es sich um Mitarbeiter handelt, die aufgrund des Schmerzensgeldes zu Ihnen kommen.

Um also Top-Mitarbeiter anzuziehen, haben Sie folgende Aufgaben vor sich: Erstens: Sie müssen Ihrer Firma einen wertebasierten Sinn geben. Sie müssen einen Sinn entwickeln und diesen transparent machen. Menschen müssen, wenn Sie Ihnen den Sinn hinter Ihrem Unternehmen erklären, sagen, dass das für sie ein attraktiver Sinn ist. Natürlich nicht alle Menschen, sondern nur ihre Kunden und ihre Mitarbeiter. Und Sie müssen die Werte hinter dem Sinn auch selbst leben – sonst sind Sie nicht glaubwürdig.

Zweitens, Sie müssen, wie eben schon ausgeführt, Ihre Einstellung zu den Aufgaben des zukünftigen Mitarbeiters ändern. Dabei muss Ihnen klar werden, welchen Wert und welche Bedeutung diese Aufgaben haben, denn nur so können Sie Ihrem zukünftigen Mitarbeiter bereits vor der Einstellung Anerkennung ausdrücken und ihm signalisieren, dass Sie ihm wertvolle Aufgaben geben.

Insbesondere durch eine positive Anziehungskraft wird auch das Vorurteil, dass super Mitarbeiter nur für super Gehälter zu bekommen sind, widerlegt. Sehr guten Mitarbeitern ist die Aufgabe und der Sinn wichtiger – und wenn sie sehr gut sind, dann ist das Unternehmen mittelfristig auch in der Lage, super Gehälter zu bezahlen.

Ein System

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie gerade am Anfang eines Unternehmens sehr genau auswählen, welche Mitarbeiter Sie einstellen. Haben Sie erst einmal ein Team beisammen, dann haben Sie nur noch geringe Chancen, die Einstellung Ihrer Mitarbeiter nachträglich zu ändern. Das pflanzt sich fort wie ein Gen. Machen Sie hier Fehler, dann programmieren Sie genetische Fehler in Ihr Unternehmen ein.

Schaffen Sie es aber, am Anfang einige gute Mitarbeiter zu finden und zudem noch eine Struktur schaffen, die denjenigen, die mit der richtigen Einstellung arbeiten, besonders viel Aufmerksamkeit und Anerkennung zuteil werden lässt, dann haben Sie ein Unternehmen geschaffen, das sich selbst reinigt. Meist gibt der Unternehmer seine Aufmerksamkeit ja gerade den schlechten Mitarbeitern und signalisiert so: Fehler werden mit Aufmerksamkeit belohnt. Ein schlechtes Konzept.

Wenn Sie aber einige gute Mitarbeiter und ein System der positiven Bestärkung haben, dann wird sich, wenn Sie irgendwann eine falsche Personalentscheidung treffen sollten, dieser Mitarbeiter entweder positiv anpassen oder von alleine gehen. Wenn Sie genügend Mitarbeiter mit einer positiven Einstellung haben (die kritische Masse liegt bei 30 oder 40 Prozent), dann halten es die anderen schlicht nicht mehr aus.

Wenn Sie diesen Zustand erreicht haben, dann sorgen Sie dafür, dass einzelne Teams nach der Teamleistung (nicht oder nur gering nach Einzelleistung) bezahlt (oder anerkannt) werden und legen die Personalauswahl nach ihren vorgegebenen Abläufen in die Hände der Teams, die nachher mit den neuen Mitarbeitern arbeiten sollen. Sie können sich sicher sein, dass diese Teams sehr genau darauf achten werden, nur die Mitarbeiter einzustellen, die die Teamleistung erhöhen. Die Team-Mitglieder würden ja sonst ihre Bezahlung oder Anerkennung gefährden.

Mehr dazu finden Sie im Arbeitsmaterial Leitfragen Mitarbeiter zum Thema Mitarbeiter finden, einstellen, führen und entlassen.