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Unternehmercoach-Blog

Metamodelle der Führung – Folge 14: Die sieben Handlungsfelder (3)

Mit der Teamzusammensetzung und der operativen Führung habe ich bereits zwei wichtige Handlungsfelder der Führung besprochen und dabei auch konkrete Maßnahmen genannt, wie gute Führung in diesen Bereichen von statten gehen kann. Das dritte Handlungsfeld ist ein Bereich, der insbesondere in kleinen Unternehmen gerne vernachlässigt wird. Es wird Zeit über Prozesse und Systeme zu reden.

Nicht alles ist Chefsache
In vielen kleinen Unternehmen sagt nur einer was es zu tun gibt: der Chef. Das funktioniert ganz gut, vorausgesetzt ich habe es mit einem Zwei- oder Drei-Mann-Betrieb zu tun. Mit 10 Mitarbeitern sieht das aber schon anders aus. Hier dreht der Chef natürlich schnell am Rad, wenn er jeden seiner Angestellten immer persönlich zu jeder Aufgabe anweisen muss. Durch diesen Stress entstehen Fehler, die dann wieder mit Hilfe der operativen Führung beseitigt werden müssen. Eine Situation, die zwangsläufig direkt zum Chaos führt. Um dieses zu vermeiden muss ich also ab einem bestimmten Punkt hergehen und Standards entwickeln.

Prozesse vermeiden ChaosNehmen wir uns einmal ein einfaches Beispiel: Der Vertrieb in einem kleineren Unternehmen. Wenn dieser immer relativ ähnlich verläuft kann ich hier feste Abläufe erstellen. Natürlich kann es, wenn sich beispielsweise der Kunde überraschend meldet, auch mal zu unüblichen Wünschen kommen. Aber auch hier kann ich Abläufe etablieren, zum Beispiel Vorgaben, an wen solche Ausnahmefälle kommuniziert werden. So kann ich Prozesse und Systeme schaffen, dank denen jedem Mitarbeiter klar ist, wer was und wann zu tun hat und welche Mechanismen bei Konflikten greifen. So wird die Anzahl der Fehlerquellen deutlich reduziert.

Mitarbeiter an Bord nehmen
Als Unternehmer sollte ich also als Erstes schauen, wo aktuell das größte Chaos in meinem Unternehmen besteht. Was sollte ich also möglichst schnell strukturieren? Dann muss ich mir die Frage stellen: Wen interessiert und betrifft dieser Prozess alles? Die entsprechenden Leute rufe ich dann zusammen und man überlegt sich ein passendes Vorgehen. Aber aufgepasst, diese Prozesse dürfen nicht die Bedürfnisse der Mitarbeiter verletzen. Prozesse wirken natürlich am Anfang sehr einengend auf Mitarbeiter, die vielleicht bisher zwar chaotisch aber eben frei agieren konnten. Wie kann ich dieses Freiheitsgefühl beim Mitarbeiter erhalten, aber gleichzeitig für einen geordneten Ablauf sorgen? Das ist eine sehr wichtige Frage in diesem Kontext, weil wenn ich meine Mitarbeiter dabei ignoriere werden sie diese Prozesse nicht umsetzen. Die Folge davon kennen wir ja bereits, die operative Keule wird ausgepackt und ich bin damit beschäftigt Kontrolleur zu spielen, anstatt wirklich zu führen.

ProzesseinführungEine Empfehlung ist auf jeden Fall wichtig, nämlich das Prozesse nacheinander und nicht im großen Pack eingeführt werden sollten. Wenn ich beispielsweise in einem kleinen Unternehmen 30 verschiedene Prozesse gleichzeitig einführe ist Chaos angesagt, und damit Missstimmung bei den Mitarbeitern vorprogrammiert. Wenn ich dagegen einen Prozess nach dem anderen einführe, und den Mitarbeitern die Zeit gebe diese auch anzunehmen, werde ich langfristig deutliche bessere Chancen auf Erfolg haben. Aber auch hier gilt, Prozesse und Systeme sind nur ein Teil des großen Ganzen. Beim nächsten Mal blicken wir auf das vierte Handlungsfeld: die strategisch-visionäre Führung.

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