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Buchtipps

So geht Büro heute!

Kurz Jürgen, Miller Marcel, So geht Büro heute!
  • Kategorie(n):
  • Autor: Kurz Jürgen, Miller Marcel
  • Verlag: GABAL
  • ISBN: 3869369116
  • Preis: 24,90 €
  • Bewertung:
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StefanMerath | 30. Oktober 2019

Kaum irgendwo wird so viel Zeit verballert wie im Büro. Ich kenne Leute, die führen 5 Terminlisten oder ToDo-Apps, kommunizieren über Facebook, WhatsApp, Email, ihr CRM-System, Slack und sonst noch wo. Das Ergebnis: sie sind permanent mit Suchen und Wechseln der Programme beschäftigt. Sie vergessen Termine, Aufgaben und Kontakte. Die Leistung wird schlechter. Handelt es sich dabei auch noch um den Vorgesetzten, so wirkt sich das auf das ganze Team aus. Mit anderen Worten: wir müssen uns besser organisieren. Und das schöne daran: wenn wir das tun, sparen wir auch noch Zeit.
 
Zu Beginn ihres Buches legen die Autoren zuerst eine Reduktion nahe. Kommuniziert wird z.B. nur noch über Email und Aufgaben und Termine kommen nur noch in ein System. Das kann man einigermaßen radikal handhaben: Ich habe zum Beispiel kein WhatsApp auf dem Handy. Frisst eh nur Zeit und verwirrt. Mir fehlt nichts. Reduktionsmöglichkeiten sind z.B. auch die Ablageordner im Email-Programm zu löschen. Ein Archiv-Ordner reicht und die Suche nach Mails kostet weniger Arbeit als das Ablegen in einem der 500 Ordner. Zumal ich dann doch meist suchen muss: Habe ich die Mail jetzt bei Sabine im Ordner oder beim Projeckt X oder beim Kunden Z?
 
Dann wird die Idee des Büro-Kaizen geschildert. Versuch nicht einmal alles aufzuräumen, sondern fang mit einer Kleinigkeit an, mach daraus eine Gewohnheit und ändere dann das nächste. Jede Kleinigkeit bringt Zeit und Freiraum.
 
Danach werden die 5 Handlungsfelder Email, Termine, Aufgaben, offene Vorgänge und Dateiablage am Beispiel von Outlook und OneNote durchgegangen. Obwohl ich ursprünglich ITler bin, habe ich da auch noch ein paar interessante Ideen gefunden, die meine Arbeit seither beschleunigen. Zudem lässt sich dieser Teil recht schnell lesen und das Bekannte lässt sich problemlos überspringen. So hat man mit einer 2-Stunden-Lese-Investition immer einige coole Ideen, die einem bereits auf Sicht eines Monats 5 oder mehr Stunden einsparen.
 
Das Buch ist jetzt nicht Raketenwissenschaft, aber wenn man seine Richtung kennt und einigermaßen zeitnah am Ziel ankommen möchte, ist das Buch ziemlich hilfreich.

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