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Was bringt Ihnen eine Jahresplanung?

Stefan Merath | 17. Dezember 2007

Warum Jahresplanung?

Aus meinen Unternehmercoachings weiß ich: Die meisten Unternehmer verzichten auf eine Jahresplanung. Eine Ausnahme bildet der Sonderfall, dass sie Geld von Banken oder sonstigen Investoren benötigen. In aller Regel haben Unternehmer gute Gründe dafür, keine Jahresplanung zu machen: Es ist völlig ineffektiv und Zeitverschwendung, im Januar Zahlen in Excel-Tabellen hin und her zu schieben, die bereits im Februar veraltet sind.

Es ist stattdessen Zeit, die die weniger guten Unternehmer verwenden, um noch schneller im Hamsterrad zu laufen und die besseren Unternehmer, um an ihrem Unternehmen statt in ihrem Unternehmen zu arbeiten.

Zudem sind einige der besten, großen Unternehmen dazu übergegangen, eine solche fixe Jahresplanung komplett abzuschaffen – Beyond Budgeting lautet das Zauberwort. Warum sollten also kleine Unternehmen damit überhaupt erst beginnen? Die Antwort ist: Es gibt keinen vernünftigen Grund, eine solche klassische Finanzplanung zu erstellen. Ich kenne sogar einige Unternehmer, die einen sehr genauen Plan hatten, aus dem sich der Zeitpunkt der Insolvenz taggenau ablesen ließ. Und das trat dann auch ungefähr planmäßig ein. (Natürlich sollte man, wenn man schon Insolvenz anmelden muss, diese zeitlich sehr genau planen. Aber das ist ein anderes Thema.)

In vielen meiner bisherigen Beiträge (Zweite Wachstumshürde, Aufgaben des Unternehmers, Sinn und Unsinn von Businessplänen usw.) habe ich immer wieder darauf hingewiesen, dass es die zentrale Aufgabe des Unternehmers ist, an seinem Unternehmen zu arbeiten.

An seinem Unternehmen zu arbeiten bedeutet, dass ich als Unternehmer eine Vision davon habe, welchen Zielgruppen ich in 7 oder mehr Jahren welchen speziellen Nutzen bieten will. Es bedeutet, eine Vorstellung davon zu haben, welchen Beitrag zur gesellschaftlichen Entwicklung das eigene Unternehmen leistet. Das sind inhaltliche Fragen – Zahlen kommen, wenn überhaupt, ganz zum Schluss.

Wenn ich nun weiß, wie meine langfristige Vision aussieht, dann ist die Jahresplanung eines der wichtigsten Instrumente auf dem Weg dort hin. Sie zwingt mich, die nächsten notwendigen Schritte zur Realisierung dieser Vision zu bestimmen. Sie sehen schon: Das ist etwas völlig anderes, als Zahlen in Excel-Dateien herumzuschieben.

Wenn ein Unternehmer seine langfristige Vision jedoch nicht kennt (und eine simple Hochrechnung von Wachstumszahlen wie z.B. Umsatzverzehnfachung in 7 Jahren ist alles andere, nur keine Vision!), der kann sich auch die Jahresplanung sparen bzw. sollte erst mal mit der Vision beginnen. Wozu sollten Sie mit der Planung der Kellergröße beginnen, wenn Sie nicht wissen, ob Sie eine kleine Villa, ein Hochhaus oder ein Tipi bauen wollen?

Planungsbereiche

Die Planungsbereiche orientieren sich an den 7 Aufgaben des Unternehmers. Diese sind

  • Vision und Werte
  • Strategie und Positionierung
  • Externe Energie
  • Müllbeseitigung
  • Umsetzung sichern
  • Entwicklung der Persönlichkeit
  • Übergabe an den Nachfolger

Alles andere sind keine Unternehmer-, sondern Management- oder Fachkraftaufgaben. Natürlich sollten Sie in einem sehr kleinen Unternehmen, wenn Sie als Unternehmer auch noch Management- und Fachkraftaufgaben wahrnehmen, auch diese planen. Aber auch dann sollten Sie im Kopf Klarheit darüber haben, welche Planung für welchen Bereich gilt.

(Kleiner Hinweis für die, die immer noch eine Finanzplanung machen möchten: Üblicherweise reichen in kleinen Unternehmen einige Richtlinien und Regeln. Z.B. für Personalkosten sind x% vom Umsatz verfügbar. Wenn die Liquidität unter x Euro, oder besser y Monate Überlebensdauer ohne Umsätze, sinkt, dann ist Maßnahme z zu ergreifen usw. Das ist viel dynamischer, bringt aber denselben Effekt: Man greift ein, wenn etwas aus dem Ruder läuft. Aber das ist Management- und nicht Unternehmeraufgabe!!)

Zurück zur eigentlichen Planung. Um diese so effektiv wie möglich zu gestalten, arbeiten Sie am besten mit Leitfragen. Leitfragen sorgen dafür, dass Sie in die richtige Richtung denken. Bodo Schäfer geht sogar so weit, dass er sagt: „Die Qualität unserer Fragen bestimmt die Qualität unseres Lebens.“ Und ich denke, damit hat er Recht!

Eine gute Qualität der Fragen ergibt sich in der Regel aus den Fragen, die andere erfolgreiche Menschen sich ebenfalls gestellt haben. Das gilt natürlich nicht immer: Manchmal ergibt sich die richtige Richtung gerade dadurch, dass Sie sich neue und andere Fragen stellen. Aber solche Fragen fallen einem selten während der Jahresplanung ein und werden deshalb hier nicht berücksichtigt.

Nun gibt es – auch bei Unternehmern – noch ein Leben neben dem Unternehmen. Obwohl das Unternehmen fast immer die oberste Priorität hat. Gerade in einer Gründungsphase ist es möglich, dieses Leben neben dem Unternehmen 2 bis maximal 5 Jahre zu vernachlässigen. Danach rächt sich dies ganz bitter durch Burnout. Da das Unternehmen meist auch nach diesen 5 Jahren oberste Priorität hat, ist es unbedingt erforderlich, auch die anderen Lebensbereiche zu planen und sich Ziele zu setzen. Sonst finden diese anderen Lebensbereiche nicht statt. Als Orientierung hat sich hier für Unternehmer die Einteilung in die sieben Lebensbereiche bewährt:

  • Persönlichkeit & Lernen
  • Freude & Emotionen
  • Partnerschaft & Familie
  • Freunde & Netzwerk
  • Körper & Gesundheit
  • Finanzen & Materielles
  • Unternehmen und Unternehmer sein

Auch an diese sieben Bereiche sollten Sie mit Leitfragen heran gehen. Nun gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder Sie erstellen sich solche Listen mit Leitfragen alleine. Das hat den Vorteil, dass Sie die Fragen speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten optimieren können. Allerdings hat es den Nachteil, dass es einige Jahre dauert, bis Sie einen wirklich runden Katalog an Leitfragen für sich erstellt haben. Und es hat den zweiten Nachteil, dass Sie dann in der Regel gar nicht erst anfangen – außer Sie haben eine besondere Freude an der Erstellung von Fragekatalogen.

Die zweite Möglichkeit ist, dass Sie fertige Leitfragenkataloge für eine Jahresplanung übernehmen. Speziell zugeschnitten auf die Bedürfnisse von Unternehmern sind die Leitfragen aus dem Unternehmersystem (im Ganzen ab Anfang März 2008 bei der Unternehmercoach GmbH erhältlich – der Auszug der Jahresleitfragen wird hingegen im Rahmen des Jahresplanungs-Coachings 2008 bereits jetzt angeboten). Der Vorteil für Sie: Sie arbeiten mit überprüften, speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmern zugeschnittenen Leitfragen. Und wenn Ihnen noch zusätzliche Fragen einfallen, dann ändern Sie diese einfach ab.

Fokussierung

Um eine effektive Jahresplanung durchführen zu können, sollten Sie mindestens 2 Tage aus Ihrer gewohnten Umgebung heraus. Wer permanent vom ‚Pling’ seines Email-Programms gestört wird, hat schon Probleme, nur über das Ende des Tages hinaus zu denken. Wie soll man da ein ganzes Jahr planen? 2 Tage Rückzug in ein Hotel, eine Hütte o.ä. ermöglichen weiteres und offeneres Denken.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen noch einen angestellten Geschäftsführer oder weitere Personen in Leitungsfunktionen haben, sollten Sie diesen Rückzug gemeinsam machen. Dann reichen 2 Tage zumeist nicht aus. 3 bis 5 Tage wären dann gut.

Wenn Sie sich nun zurück gezogen und an Ihren Leitfragen gearbeitet haben, dann stehen am Ende der 2 Tage eine Vielzahl neuer Ziele auf dem Papier. Meist sind Sie sehr Energie geladen. Und ein Jahr später stellen Sie fest, dass wieder nichts passiert ist. Zwingend erforderlich ist deshalb, dass Sie aus dieser Vielzahl an Zielen ein großes Ziel und pro Lebensbereich ein weiteres Hauptziel herausgreifen. Mehr nicht!

Dieses Ziel muss klar benannt und messbar sein. Sie sollten es in max. 1 bis 2 Sätzen beschreiben können und Sie sollten ein Zielbild haben. Auch bei diesen Zielen tauchen Umsatz- oder Gewinnziele nur in Ausnahmesituationen auf. Ziele ergeben sich ja aus den Aufgabenbereichen des Unternehmers. Ein Ziel könnte also sein: Einer bestimmten Zielgruppe a ein bestimmtes Produkt b so anzubieten, dass a) die Kundenzufriedenheit um x% steigt, b) die Empfehlungsquote um y% steigt und c) der Vertriebsprozess um z% verkürzt wird. Das wäre z.B. ein nutzenorientiertes Ziel aus dem Bereich Strategie & Positionierung.

Wenn Sie nun ein großes Ziel haben, dann müssen Sie Maßnahmen möglichst in Ihrem Kontrollbereich, notfalls in Ihrem Einflussbereich finden, das Sie Ihrem Ziel näher bringt. Finden Sie keine solchen Maßnahmen, dann ist Ihr Ziel falsch gewählt und Sie müssen es nochmals überarbeiten. Bei den Maßnahmen ist es meist nicht nötig, das ganze Jahr detailliert durchzuplanen. Es geht nur darum, die ersten Schritte zu fixieren und sich eine Klarheit über die Optionen zu verschaffen.

Die Fokussierung bei der Erstellung ist das eine. Entscheidender ist die Fokussierung über das Jahr hinweg. Wenn Sie nur Unternehmeraufgaben wahrnehmen (und die Fachkraft- und Managementaufgaben bereits an die zuständigen Mitarbeiter übergeben haben), dann können Sie sich an dem Vorzeigeunternehmer Klaus Kobjoll orientieren. Er ist ein Leertischler. D.h. auf seinem Schreibtisch befindet sich nichts. Mit Ausnahme des Jahresplans. Wenn Sie jeden Tag nur den Jahresplan vor sich haben, dann wächst sehr schnell ein Bewusstsein dafür, worin die Hauptaufgaben liegen.

Die meisten Unternehmer führen leider noch zusätzlich Management- und Fachkraftaufgaben aus. Hier empfiehlt sich – vorausgesetzt, Sie haben den Platz, jeweils für die Management- und die Fachkraftaufgaben einen eigenen Schreibtisch zu nutzen. Das hat eine Reihe von Vorteilen: Erstens lernen Sie bewusster zu erkennen und zu entscheiden, was eigentlich Ihre Aufgaben als Unternehmer sind. Zweitens funktioniert eine Übergabe der Aufgaben an Fachkräfte später einfacher: Sie übergeben einfach den kompletten Tisch und gehen da nicht mehr hin. Und drittens können Sie sich in Ihrer Unternehmerrolle bewusster auf Ihren Jahresplan konzentrieren.

Nutzen

Was haben Sie damit gewonnen? Erstens haben Sie den Weg zu Ihrer langfristigen Vision genauer beschrieben und ihn damit gangbarer gemacht. Zweitens haben Sie sich ein wichtiges Bollwerk gegen das Hamsterrad geschaffen. Drittens können Sie Ihren Mitarbeitern klarere Orientierung geben und so gemeinsam effektiver arbeiten. Und viertens haben Sie bei einem solchen Rückzug für die Jahresplanung in aller Regel Energie gewonnen, um die nächsten Schritte anzugehen.

Natürlich kann dies mit einem Coach gemeinsam wesentlich effektiver ablaufen, da Sie nicht nur in Ihrem eigenen Saft schmoren und schneller und leichter auf neue Gedanken kommen. Deshalb bietet die Unternehmercoach GmbH spezielle Coachings für die Jahresplanung (entweder 2-Tages-Coachings oder begleitende Telefon-Coachings.

Auch wenn der Beitrag zum Jahreswechsel entstanden ist, muss man nicht bis zum nächsten Jahreswechsel warten, wenn man erst im April beschließt, einen Jahresplan zu erstellen. Man kann auch mit einem 8-Monats-Plan beginnen. Und das ist wie immer das Entscheidende: Beginnen :-)

Mehr über eine effektive Jahresplanung erfahren Sie auch im Unternehmercoaching. Nehmen Sie Kontakt auf.


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