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Fachartikel von Stefan Merath

Warum Zeitmanagement à la John Wayne nicht funktioniert...

Stefan Merath | 12. November 2021

... oder warum Sie bereits Ende Januar ein schlechtes Gewissen haben, wenn Sie an Ihre unternehmerischen Vorsätze für dieses Jahr denken und was Sie dagegen tun können.

Mal ganz ehrlich: Haben Sie Ihr Zeitmanagement im Griff? Beginnen Ihre häufigsten Gedanken auch mit den Überlegungen: „Ich müsste mal … meine Zeit besser planen| disziplinierter werden| Zeit für die wirklich wichtigen Dinge schaffen| ein Zeitmanagement-Seminar besuchen“? Und ist Ihr vorherrschendes Gefühl das eines persönlichen Defizits? Sie als Person haben es eben nicht im Griff? Dann kann ich Sie beruhigen! Sie sind in guter Gesellschaft. Mindestens 95 Prozent aller Unternehmer geht es ebenso.

Ich bitte Sie, sich „Zeitmanagement“ mal als Produkt zu betrachten.

Da gibt es unterschiedliche Ausformungen von einfachen ToDo-Listen (Zeitmanagement der „ersten Generation“) bis hin zu komplexen Systemen mit persönlichen Lebenszielen, Zwischenetappen und Teilzielen (Zeitmanagement der „vierten Generation“). Das eine funktioniert etwas besser, das andere etwas schlechter. Aber egal, welches davon Sie nutzen – keines funktioniert so, wie Sie es gerne möchten. Nämlich so, dass Sie Ihre Ziele tatsächlich erreichen.

Wenn nun ein Produkt bei 95 Prozent aller Kunden, also der Anwender der Zeitmanagementsysteme, nicht funktioniert, dann kann man dies kaum dem Kunden als persönliches Defizit anlasten. Das Produkt selbst taugt nichts! Natürlich ist das eine nette Feststellung für das eigene Selbstwertgefühl („Puh, ich habe doch kein Defizit“), aber letztlich hilft Ihnen das auch nicht weiter. Wo also liegt das Problem oder liegen die Probleme?


Stefan Merath: Zeitmanagement-FachartikelEines der grundlegenden Konzepte der Zeitmanagementsysteme ist die so genannte Eisenhower-Methode. Danach werden Dinge in „wichtig – nicht wichtig“ und „dingend – nicht dringend“ unterschieden. Wichtig sind all die Dinge, die zu Ihren langfristigen Zielen hin führen, dringend all die Dinge, die irgendeinen Endtermin haben.

Daraus ergeben sich dann vier Bereiche:

  • A: wichtig und dringend
  • B: wichtig und nicht dringend
  • C: dringend und nicht wichtig
  • D: nicht dringend und nicht wichtig

Das „Geheimnis“ ist nun, dass der Bereich B uns unseren Zielen näher bringt. Das sind all die Tätigkeiten, die uns langfristige weiter bringen, aber nicht unbedingt mit einem Termin verbunden sind. So ist es zwar wichtig, dass Sie Ihre Unternehmensstrategie optimieren, aber ob Sie das heute oder morgen tun, scheint keinen wesentlichen Unterschied zu machen. Meist verbringen wir also unsere Zeit in A: Feuerwehreinsätze oder in C: irgendwelcher dringender Kleinkram. So weit, so gut. Das ist nicht schwer zu begreifen. Aber warum funktioniert es nicht?

Rein praktisch ist es so: Sie haben Ihren Plan. Wenn der Plan etwas taugt, steht das Wichtige oben dran. Kaum beginnen Sie daran zu arbeiten, geht Ihre Türe auf und jemand kommt rein (alternativ: Das Telefon klingelt, eine Email kommt an – aber das ist dasselbe). Dieser Jemand will etwas von Ihnen. Und das steht nicht auf Ihrem Plan. Was können Sie nun tun? Erstens: Sie kümmern sich drum. Dann hat Ihr Plan das Nachsehen. Zweitens: Sie bauen Pufferzeiten in Ihren Plan. Damit gehen Sie von vornherein davon aus, Ihren Plan sowieso nicht zu erreichen. Und dann dehnt sich nach dem Parkinsonschen Gesetz die Arbeit über die verfügbare Zeit und Sie haben nichts gewonnen. Die zweite Möglichkeit ist ein Konzept für Verlierer. Drittens: Sie holen Ihren Colt aus der Tasche und erschießen diesen Jemand, der zur Türe rein kommt. Dann können Sie erst mal Ihren Plan abarbeiten. Aber das ist Zeitmanagement à la John Wayne: Da sind Sie und Ihr Plan – äh, Colt. Und der Rest der Welt ist im Modell nicht vorgesehen.

Gehen wir nun 50.000 Jahre zurück.

Da sitzt ein Jäger am frühen Morgen vor seiner Höhle und bearbeitet seinen neuen Faustkeil (wichtig). Genau in diesem Moment läuft ein Karnickel vorbei (dringend). Der Jäger hat nun zwei Möglichkeiten: Er kann sich weiter dem Wichtigen widmen und seinen Faustkeil fertig machen. Oder er kann erst mal das Karnickel jagen und essen.

Nun wird es Nachmittag. Der eine Jäger arbeitet mit leichtem Hungergefühl an seinem fast fertigen Faustkeil. Der andere Jäger ist satt, aber erst halb fertig. In diesem Moment kommt ein Säbelzahntiger um die Ecke. Der Jäger hat wieder zwei Möglichkeiten. Er kann sich weiter dem Wichtigen widmen und seinen Faustkeil fertig stellen. Oder er kann sich dem Dringenden widmen, dem Säbelzahntiger den halbfertigen Faustkeil an den Kopf werfen und so schnell wie möglich den Baum hochklettern.

Sie sehen schon: Diejenigen, die sich zuerst dem Wichtigen gewidmet haben, sind zuerst verhungert und anschließend gefressen worden. Da diese Jäger dann offensichtlich nicht ihre Vorfahren gewesen sein können, orientieren Sie sich ganz automatisch und ohne Nachzudenken am Dringenden. Da mindestens 90 Prozent unserer täglichen Entscheidungen nach den Ergebnissen der neueren Gehirnforschung ganz automatisch und unbewusst ablaufen, orientieren sich also ganz automatisch 90 Prozent Ihrer Entscheidungen am Dringenden statt am Wichtigen. An diesem Grundmechanismus kann nichts und niemand etwas ändern. Es ist unser evolutionäres Erbe.

Nun wissen Sie zwar, warum das Grundprinzip des Zeitmanagements nicht funktioniert. Das hilft Ihnen aber noch nicht weiter. Nun gibt es eine Aussage von Bodo Schäfer: „Das Geheimnis der erfolgreichen Menschen ist, das Wichtige so dringend wie möglich zu machen“. Weil’s so schön war, gleich noch mal: „Das Wichtige so dringend wie möglich zu machen.“ Klingt doch ziemlich klug und weise, oder? Nur, wie so oft bei klugen und weisen Dingen, ist nicht wirklich klar, was das konkret heißt und wie man das macht.

Nun denke ich gerne in Bildern.

Gehen wir noch mal zur Höhle zurück. Da kamen zwei Mal dringende Dinge an der Höhle vorbei gelaufen. Das Gemeinsame von Karnickel und Tiger war, dass sie vier Beine hatten. Wenn wir das auf die heutige Zeit übertragen, dann stellen wir fest: Das Gemeinsame aller dringenden Dinge ist, dass sie zwei Beine unten dran haben und was von Ihnen wollen.

Das Dringende hat also zwei Beine unten dran und will was von Ihnen. Und wie macht man nun das Wichtige so dringend wie möglich? Ganz einfach: Man sorgt dafür, dass es zwei Beine unten dran bekommt! So lange Ihr langfristigen Ziele nur auf einem Blatt Papier stehen oder noch schlimmer, nur in Ihrem Kopf existieren, werden Sie nicht realisiert. Sorgen Sie dafür, dass Ihre langfristigen Ziele Beine bekommen. Sorgen Sie dafür, dass die Dinge, die zu Ihren Zielen hin führen, Beine bekommen und in Ihrer Türe stehen. Und sorgen Sie dafür, dass die Dinge, die nicht zu Ihren langfristigen Zielen führen, gar nicht erst zu Ihrer Türe herein kommen!

Zeitmanagement, das funktioniert, ist niemals nur auf Sie und Ihren Plan bezogen, niemals nach dem Modell John Wayne ausgerichtet, sondern Zeitmanagement, das funktioniert, ist die „Organisation“ Ihres sozialen Umfelds.


Fachartikel von Stefan Merath zum Thema Zeitmanagement

Was können Sie konkret tun?

Zum einen: Schaffen Sie Zugangshürden, in denen das nur Dringende aussortiert und an andere verteilt wird. Das bedeutet in den allermeisten Fällen: Suchen Sie sich eine gute Sekretärin und bringen Sie ihr bei, was Ihre Ziele sind und was sie wohin sortieren soll. Damit schaffen Sie sich einen Großteil der A- und C-Aufgaben vom Hals.

Zum anderen: Identifizieren Sie für Ihre wichtigen Ziele die „Kunden“. Also andere Menschen, denen es ebenfalls nutzt, wenn Sie Ihre Ziele erreichen. Und bitten Sie diese Menschen dann, täglich auf Ihren Füßen herumzustehen, bis Sie das Ziel erreicht haben. Dann kommt das Wichtige zur Türe rein und wird so dringend.

In der Praxis klappt dies bei Unternehmern leider nur zum Teil. Das liegt daran, dass z.B. ihre Mitarbeiter ein Interesse daran haben könnten, dass Sie Ihre Ziele erreichen, sich diese aber oft nicht trauen, Ihnen auf den Füßen herum zu treten. Und im Privaten ist’s oft so: Personen, die das könnten, wollen meist zugleich ein gutes Verhältnis zu Ihnen und opfern dann oft das tendenziell konfliktbehaftete „Auf den Füßen herumtreten“.

Die Alternative, die von den Besten in vielen Bereichen gewählt wird, sind Profis: Spitzensportler haben immer Trainer! Auch die meisten Spitzenunternehmer haben persönliche Coachs. Ein guter Coach wird immer mehr und häufiger etwas von Ihnen verlangen als sie es selbst alleine bringen würden. Damit er das kann, müssen Sie ihm aber auch die Machtbasis geben. Das bedeutet zumindest: Einen längerfristigen Vertrag.

Zu oft habe ich selbst erlebt, wie dann ein hoffnungsvoll begonnenes Coaching in den Mühlen des Tagesgeschäfts zermahlen und nach ein oder zwei Terminen nicht weiter geführt wurde. Raten Sie mal, was ein Sportler erreicht, der nur ein oder zwei Mal mit seinem Trainer trainiert?

Besonders geeignet für diese Zwecke ist unser Coaching. Nehmen Sie Kontakt auf, um mehr über ein kontinuierliches Coaching und effektivere Zeitplanung zu erfahren.


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