Oder warum du bereits Ende Januar ein schlechtes Gewissen hast, wenn du an deine unternehmerischen Vorsätze für dieses Jahr denkst und was du dagegen tun kannst.

Mal ganz ehrlich: Hast du dein Zeitmanagement im Griff? Beginnen deine häufigsten Gedanken auch mit den Überlegungen: „Ich müsste mal … meine Zeit besser planen, disziplinierter werden, Zeit für die wirklich wichtigen Dinge schaffen, ein Zeitmanagement-Seminar besuchen“? Und ist dein vorherrschendes Gefühl das eines persönlichen Defizits? Du als Person hast es eben nicht im Griff? Dann kann ich dich beruhigen! Du bist in guter Gesellschaft. Mindestens 95 Prozent aller Unternehmer geht es ebenso.

Ich bitte dich, dir „Zeitmanagement“ mal als Produkt zu betrachten.

Da gibt es unterschiedliche Ausformungen von einfachen ToDo-Listen (Zeitmanagement der „ersten Generation“) bis hin zu komplexen Systemen mit persönlichen Lebenszielen, Zwischenetappen und Teilzielen (Zeitmanagement der „vierten Generation“). Das eine funktioniert etwas besser, das andere etwas schlechter. Aber egal, welches davon du nutzt – keines funktioniert so, wie du es gerne möchtest. Nämlich so, dass du deine Ziele tatsächlich erreichst.

Wenn nun ein Produkt bei 95 Prozent aller Kunden, also der Anwender der Zeitmanagementsysteme, nicht funktioniert, dann kann man dies kaum dem Kunden als persönliches Defizit anlasten. Das Produkt selbst taugt nichts! Natürlich ist das eine nette Feststellung für das eigene Selbstwertgefühl („Puh, ich habe doch kein Defizit“), aber letztlich hilft dir das auch nicht weiter. Wo also liegt das Problem oder liegen die Probleme?

Eines der grundlegenden Konzepte der Zeitmanagementsysteme ist die so genannte Eisenhower-Methode. Danach werden Dinge in „wichtig – nicht wichtig“ und „dingend – nicht dringend“ unterschieden. Wichtig sind all die Dinge, die zu Ihren langfristigen Zielen hin führen, dringend all die Dinge, die irgendeinen Endtermin haben.

Daraus ergeben sich dann vier Bereiche:

A: wichtig und dringend

B: wichtig und nicht dringend

C: dringend und nicht wichtig

D: nicht dringend und nicht wichtig

Das „Geheimnis“ ist nun, dass der Bereich B uns unseren Zielen näher bringt. Das sind all die Tätigkeiten, die uns langfristige weiter bringen, aber nicht unbedingt mit einem Termin verbunden sind. So ist es zwar wichtig, dass du deine Unternehmensstrategie optimierst, aber ob du das heute oder morgen tust, scheint keinen wesentlichen Unterschied zu machen. Meist verbringen wir also unsere Zeit in A: Feuerwehreinsätze oder in C: irgendwelcher dringender Kleinkram. So weit, so gut. Das ist nicht schwer zu begreifen. Aber warum funktioniert es nicht?

Rein praktisch ist es so: Du hast deinen Plan. Wenn der Plan etwas taugt, steht das Wichtige oben dran. Kaum beginnst du daran zu arbeiten, geht deine Türe auf und jemand kommt rein (alternativ: Das Telefon klingelt, eine Email kommt an – aber das ist dasselbe). Dieser Jemand will etwas von dir. Und das steht nicht auf deinem Plan. Was kannst du nun tun? Erstens: Du kümmerst dich drum. Dann hat dein Plan das Nachsehen. Zweitens: Du baust Pufferzeiten in deinen Plan. Damit gehst du von vornherein davon aus, deinen Plan sowieso nicht zu erreichen. Und dann dehnt sich nach dem Parkinsonschen Gesetz die Arbeit über die verfügbare Zeit und du hast nichts gewonnen. Die zweite Möglichkeit ist ein Konzept für Verlierer. Drittens: Du holst deinen Colt aus der Tasche und erschießt diesen Jemand, der zur Türe rein kommt. Dann kannst du erst mal deinen Plan abarbeiten. Aber das ist Zeitmanagement à la John Wayne: Da bist du und dein Plan – äh, Colt. Und der Rest der Welt ist im Modell nicht vorgesehen.

Gehen wir nun 50.000 Jahre zurück

Da sitzt ein Jäger am frühen Morgen vor seiner Höhle und bearbeitet seinen neuen Faustkeil (wichtig). Genau in diesem Moment läuft ein Karnickel vorbei (dringend). Der Jäger hat nun zwei Möglichkeiten: Er kann sich weiter dem Wichtigen widmen und seinen Faustkeil fertig machen. Oder er kann erst mal das Karnickel jagen und essen.

Nun wird es Nachmittag. Der eine Jäger arbeitet mit leichtem Hungergefühl an seinem fast fertigen Faustkeil. Der andere Jäger ist satt, aber erst halb fertig. In diesem Moment kommt ein Säbelzahntiger um die Ecke. Der Jäger hat wieder zwei Möglichkeiten. Er kann sich weiter dem Wichtigen widmen und seinen Faustkeil fertig stellen. Oder er kann sich dem Dringenden widmen, dem Säbelzahntiger den halbfertigen Faustkeil an den Kopf werfen und so schnell wie möglich den Baum hochklettern.

Du siehst schon: Diejenigen, die sich zuerst dem Wichtigen gewidmet haben, sind zuerst verhungert und anschließend gefressen worden. Da diese Jäger dann offensichtlich nicht ihre Vorfahren gewesen sein können, orientieren Sie sich ganz automatisch und ohne Nachzudenken am Dringenden. Da mindestens 90 Prozent unserer täglichen Entscheidungen nach den Ergebnissen der neueren Gehirnforschung ganz automatisch und unbewusst ablaufen, orientierst du dich also ganz automatisch 90 Prozent deiner Entscheidungen am Dringenden statt am Wichtigen. An diesem Grundmechanismus kann nichts und niemand etwas ändern. Es ist unser evolutionäres Erbe.

Nun weißt du zwar, warum das Grundprinzip des Zeitmanagements nicht funktioniert. Das hilft dir aber noch nicht weiter. Nun gibt es eine Aussage von Bodo Schäfer: „Das Geheimnis der erfolgreichen Menschen ist, das Wichtige so dringend wie möglich zu machen“. Weil’s so schön war, gleich noch mal: „Das Wichtige so dringend wie möglich zu machen.“ Klingt doch ziemlich klug und weise, oder? Nur, wie so oft bei klugen und weisen Dingen, ist nicht wirklich klar, was das konkret heißt und wie man das macht.

Nun denke ich gerne in Bildern

Gehen wir noch mal zur Höhle zurück. Da kamen zwei Mal dringende Dinge an der Höhle vorbei gelaufen. Das Gemeinsame von Karnickel und Tiger war, dass sie vier Beine hatten. Wenn wir das auf die heutige Zeit übertragen, dann stellen wir fest: Das Gemeinsame aller dringenden Dinge ist, dass sie zwei Beine unten dran haben und was von Ihnen wollen.

Das Dringende hat also zwei Beine unten dran und will was von dir. Und wie macht man nun das Wichtige so dringend wie möglich? Ganz einfach: Man sorgt dafür, dass es zwei Beine unten dran bekommt! So lange deine langfristigen Ziele nur auf einem Blatt Papier stehen oder noch schlimmer, nur in deinem Kopf existieren, werden sie nicht realisiert. Sorge dafür, dass deine langfristigen Ziele Beine bekommen. Sorge dafür, dass die Dinge, die zu deinen Zielen hin führen, Beine bekommen und in deiner Türe stehen. Und sorge dafür, dass die Dinge, die nicht zu deinen langfristigen Zielen führen, gar nicht erst zu deiner Türe herein kommen!

Zeitmanagement, das funktioniert, ist niemals nur auf dich und deinen Plan bezogen, niemals nach dem Modell John Wayne ausgerichtet, sondern Zeitmanagement, das funktioniert, ist die „Organisation“ deines sozialen Umfelds.

© EtiAmmos – stock.adobe.com (Collage)

Was kannst du konkret tun?

Zum einen: Schaffe Zugangshürden, in denen das nur Dringende aussortiert und an andere verteilt wird. Das bedeutet in den allermeisten Fällen: Suche dir eine gute Sekretärin und bringe ihr bei, was deine Ziele sind und was sie wohin sortieren soll. Damit schaffst du dir einen Großteil der A- und C-Aufgaben vom Hals.

Zum anderen: Identifiziere für deine wichtigen Ziele die „Kunden“. Also andere Menschen, denen es ebenfalls nutzt, wenn du deine Ziele erreichst. Und bitte diese Menschen dann, täglich auf deinen Füßen herumzustehen, bis du das Ziel erreichst hast. Dann kommt das Wichtige zur Türe rein und wird so dringend.

In der Praxis klappt dies bei Unternehmern leider nur zum Teil. Das liegt daran, dass z.B. deine Mitarbeiter ein Interesse daran haben könnten, dass du deine Ziele erreichst, sich diese aber oft nicht trauen, dir auf den Füßen herum zu treten. Und im Privaten ist’s oft so: Personen, die das könnten, wollen meist zugleich ein gutes Verhältnis zu dir und opfern dann oft das tendenziell konfliktbehaftete „Auf den Füßen herumtreten“.

Die Alternative, die von den Besten in vielen Bereichen gewählt wird, sind Profis: Spitzensportler haben immer Trainer! Auch die meisten Spitzenunternehmer haben persönliche Coachs. Ein guter Coach wird immer mehr und häufiger etwas von dir verlangen als du es selbst alleine bringen würdest. Damit er das kann, musst du ihm aber auch die Machtbasis geben. Das bedeutet zumindest: Einen längerfristigen Vertrag.

Zu oft habe ich selbst erlebt, wie dann ein hoffnungsvoll begonnenes Coaching in den Mühlen des Tagesgeschäfts zermahlen und nach ein oder zwei Terminen nicht weiter geführt wurde. Rate mal, was ein Sportler erreicht, der nur ein oder zwei Mal mit seinem Trainer trainiert?

Besonders geeignet für diese Zwecke ist unser Coaching. Nimm Kontakt auf, um mehr über ein kontinuierliches Coaching und effektivere Zeitplanung zu erfahren.