Wenn am Ende bei der persönlichen Arbeit nicht das Ergebnis heraus kommt, das man anvisiert hat, dann gibt es drei große Ansätze zur Lösung. Ein verbreiteter Ansatz geht auf die psychologischen Hintergründe ein. Dabei werden Fragen wie Motivation, Aversion oder Blockaden beleuchtet. Die anderen beiden Ansätze gehen auf eine Unterscheidung von Peter Drucker zurück. Er unterschied zwischen: Die richtigen Dinge tun, also der Effektivität einerseits und die Dinge richtig tun, also der Effizienz andererseits.

In den letzten Jahren war die Management-Literatur vor allem von Themen zur Effektivität dominiert – im wesentlichen von Autoren, die von Stephen Covey beeinflusst wurden (oder weniger kreativ, einfach von ihm abgeschrieben haben). Dabei geht es um Fragen wie die persönlichen Werte, um Ziele, um die Vision, aber auch um die Grundhaltung bei der Kommunikation. Das ist alles wichtig und richtig. Jedoch kam manch einem in den letzten Jahren der Verdacht, dass am Ende der Arbeit immer noch nicht das heraus kam, was man anvisiert hat.

Es fehlte schlicht die Effizienz. Effektivität und Effizienz benötigen einander. Und genau hier bietet das Buch von David Allen einen ziemlich gelungenen Ansatz, wie man die Effizienz seiner Arbeit und seines Ablagesystems steigert.

Die Philosophie ist einfach. David Allen geht von dem Idealbild eines Karatekämpfers aus, dessen Ziel es ist, einen „wasserklaren Geist“ zu haben, so dass er unmittelbar und mit voller Konzentration auf alles reagieren kann. Um dies zu erreichen, muss sämtlicher Müll, den wir normalerweise im Kopf tragen – und der von der Arbeit ablenkt – (ich muss heute abend noch einkaufen, Peter braucht noch ein Geschenk, dringend xy anrufen, etc.) aus dem Kopf heraus. In ein zuverlässiges und vollständiges Erinnerungssystem außerhalb des Kopfs.

Ein solches System haben zwar die meisten Menschen, in Form von Kalender, PDA, CRM-Systemen etc., aber es ist meist nicht effizient. Die Bearbeitungsregeln sind unvollständig, zu komplex oder einfach unklar. Mit dem Ergebnis, dass es sich irgendwo staut und die Stapel immer größer und die Listen immer länger und ungepflegter – und damit unbrauchbarer – werden. Hier bietet David Allen auf der Basis eines ziemlich einfachen Flussdiagramms eine leicht nutzbare Methode der persönlichen Arbeitsorganisation.

Fazit: Wenn du nicht mehr weißt, welche Farbe Ihre Schreibtischplatte hat, ist das System unabdingbar, ansonsten zumindest empfehlenswert.