aktualisiert am 20.03.2023

Wie du als Unternehmer endlich dein Zeitmanagement in den Griff bekommst

1. Was sind die Aufgaben des Unternehmers?

Du bist Unternehmer. Und ich möchte dir folgende Frage stellen: Was sind eigentlich die Aufgaben eines Unternehmers? Deine persönlichen Aufgaben?

Wenn ich diese Frage stelle, ist die erste Reaktion zumeist, dass dies doch klar sei. Nach der Bitte, diese Aufgaben des Unternehmers tatsächlich aufzuschreiben, steigt die Verwirrung immer an. Wohlgemerkt, es geht nicht um die Tätigkeiten, die du als Unternehmer täglich ausführst, sondern um deine Aufgaben. Wenn du etwas aus diesem Beitrag mitnehmen möchtest, so bitte ich dich, jetzt zuerst, bevor du weiterliest, aufzuschreiben, was nach deiner Ansicht die Aufgaben des Unternehmers sind. Und zwar möglichst vollständig.

Hast du deine Liste erstellt? Prima! Wie viele Aufgaben hast du ? Fünfzehn? Zwanzig? Dreißig? Vierzig? In diesen Regionen liegt jedenfalls der Durchschnitt. Und nun stelle ich dir noch eine Frage: Kennst du irgendeine Person, die vierzig unterschiedliche Aufgaben in Spitzenqualität ausführen kann und dabei zumindest noch gelegentlich Familie oder Bett zu Gesicht bekommt? Nein? Ich auch nicht.

Auch wenn vordergründig für die meisten Unternehmer Zeitmanagement das zentrale Problem zu sein scheint: In diesem Beitrag geht es nur sekundär darum. Weil Zeitmanagement vom Prinzip her trivial und einfach zu verstehen ist: Finde heraus, was deine wichtigsten langfristigen Ziele sind. Also schaue auf deinen Kompass. Und dann plane die Zwischenziele und Aufgaben, die zur Erreichung deiner langfristigen Ziele nötig sind. Nimm dir deinen Kalender und deine Uhr und mache dich auf den Weg.

Ich möchte dich nun einleitend beruhigen. Es sind nur sieben Aufgaben, die du als Unternehmer, egal in welcher Branche, ausführen musst. Diese aber dann in Spitzenqualität. Und wenn du dich auf nur sieben Aufgaben konzentrieren kannst – statt auf vierzig – dann bekommst du dein Zeitmanagement in den Griff. Du hast so überhaupt erst eine Chance, klar zu identifizieren, welche Aufgaben für dich wirklich wichtig sind.

Welche Aufgaben das sind? Dazu hole ich etwas weiter aus. Nur so wird klar, warum es diese sieben Aufgaben und keine anderen sind. Und wie die sieben Aufgaben zusammen wirken.

2. Was ist der Zweck des Unternehmens?

Ein Arzt heilt Patienten in seiner Praxis, ein Schüler lernt in der Schule, ein Lehrer unterrichtet dort. Die Aufgaben sind durch den Zweck der jeweiligen Organisation und durch die Rolle, die man dort innehat, vorgegeben. Genauso ist es beim Unternehmer. Die ersten zwei Fragen, die sich also stellen, sind Folgende:

1. Was ist der Zweck eines Unternehmens?
2. Was ist die Rolle des Unternehmers im Unternehmen?

Schon über den Zweck eines Unternehmens besteht Uneinigkeit. Insgesamt gibt es hier vier verschiedene Meinungen.

• Die weitaus Verbreitetste ist, dass ein Unternehmen den Zweck hat, Gewinne zu erwirtschaften und damit das Vermögen der Anteilseigner oder Besitzer zu mehren. Dieses Konzept ist die Basis des vor allem in den USA verbreiteten Konzepts des Shareholder Value. Seit der Begriff des Shareholder Value in Deutschland verbrannt ist, wird häufiger auch von einer Steigerung des Unternehmenswertes gesprochen. Das klingt zwar hübscher, ist aber dasselbe.

• Zweitens und vor allem in Deutschland fast im Grundgesetz verankert: Der Zweck der Unternehmen sei es, Arbeitsplätze zu schaffen. Ein gutes Unternehmen schafft möglichst viele Arbeitsplätze.

• Drittens: Der Zweck eines Unternehmens ist es, seinen Kunden einen optimalen Nutzen oder Wert zu bieten bzw. seine Probleme zu lösen. Diese Haltung wird vor allem von Unternehmen im Umfeld der engpasskonzentrierten Strategie, aber auch von Managementgrößen wie Peter Drucker, Fredmund Malik und anderen propagiert.

• Und beim vierten Ansatz sammeln sich all die, die sich nicht entscheiden können. Schon in den 1920er Jahren wurde das Konzept der Stakeholder eingeführt, das zu den genannten drei Gruppen (Investoren, Mitarbeiter, Kunden) noch Lieferanten, Banken, Berater, die Öffentlichkeit und andere hinzufügt und feststellt, dass der Zweck eines Unternehmens sei, es möglichst allen recht zu machen. Der Punkt ist: ‚Everybodies darling is everybodies Depp‘. Das gilt auch hier.

Um zu einer Entscheidung zu kommen, was das primäre Ziel ist, auf das alle Handlungen ausgerichtet sind, genügt es jedoch, zu versuchen, einen Ursache-Folge-Zusammenhang zwischen den drei Zielen herzustellen:

1. Kunden einen Nutzen zu bieten,
2. Gewinne zu machen und
3. Arbeitsplätze zu schaffen.

Zum Beispiel: ‚Wenn du als Unternehmer Gewinne machst, hat der Kunde einen höheren Nutzen‘ – ist offensichtlich völliger Unfug. ‚Wenn du Arbeitsplätze schaffst, machst du höhere Gewinne‘ ist ebenso offensichtlicher Unfug. Probier es aus! Die einzig mögliche Reihenfolge ist: ‚Wenn du den Nutzen für die Kunden erhöhst, kaufen diese mehr bei dir ein. Deshalb benötigst du mehr Mitarbeiter und deshalb steigen die Gewinne.‘

Damit ist die Entscheidung klar: Der primäre Zweck des Unternehmens ist es, die Bedürfnisse der Kunden zu befriedigen. Das mag Investoren und Bankern einerseits, sowie Sozialpolitikern und Gewerkschaften andererseits, nicht gefallen. Es deckt sich aber mit dem, was die erfolgreichsten Unternehmer und die wichtigsten Managementdenker, wie z.B. Wolfgang Mewes, herausgefunden haben: Wenn du dich primär auf den Nutzen für deine Kunden konzentrierst, folgen Gewinne und Arbeitsplätze automatisch nach.

3. Was ist die Rolle des Unternehmers?

Damit haben wir den ersten Baustein für unsere Fragestellung: Welche Aufgaben hat ein Unternehmer? Du weißt nun: der Zweck des Unternehmens ist, Nutzen für seine Kunden zu produzieren. Fehlt also noch der zweite Baustein: Was ist die Rolle des Unternehmers?

Das Unternehmen und der Unternehmer sind zwei unterschiedliche Dinge. Dieses Verständnis ist wichtig, weil viele Unternehmer ihr Unternehmen selbst gegründet und von Beginn an alles gemacht haben. Zu diesem Zeitpunkt waren das Unternehmen und der Unternehmer (besser der Selbständige) durchaus ein und dasselbe. War der Unternehmer im Urlaub, so war es auch das Unternehmen. Wenn der Selbständige zu diesem Zeitpunkt glaubt, er sei das Unternehmen, hat er nicht ganz Unrecht.

Hat er zuerst vor allem im Unternehmen gearbeitet, so ist seine Aufgabe nun die, am Unternehmen zu arbeiten.

Folgendes Bild, das auf den amerikanischen Erfolgsautor Stephen Covey zurückgeht, verdeutlicht dies: Du befindest dich in einem Dschungel. Dann benötigst du Leute, die mit ihren Macheten den Weg frei räumen – die Fachkräfte. Dann benötigst du Leute, die die Arbeit einteilen, so dass niemand zu sehr ermüdet, aber trotzdem alle vorwärts kommen. Diese Personen überprüfen auch, ob einzelne Fachkräfte effektiver sind und warum dies so ist. Schließlich bringen sie den anderen die Optimierungen bei. Das sind die Manager. Und dann gibt es noch einen, der oben im Baum sitzt und herunter ruft: ‚Hört mal zu, Jungs und Mädels, wir sind im falschen Wald.‘ Das ist der Unternehmer.

Als Selbständiger ist er vor allem damit beschäftigt, den Weg frei zu hacken, als Unternehmer damit, den Weg zu definieren. Und der Unternehmer wird gewissermaßen in dieser Phase, die ich als zweite Wachstumshürde bezeichne und die bei etwa 5 bis 30 Mitarbeitern liegt, erst vom Selbständigen zum Unternehmer. An dieser Stelle findet ein kompletter Wechsel des Selbstverständnisses und der Rolle statt – oder sollte es zumindest. In gewissem Sinne handelt es sich um einen verdeckten Berufswechsel. Bildlich ausgedrückt stellt sich die Frage, wie der Selbständige in dieser Phase am schnellsten auf den Baum kommt.

Fügen wir nun diese beiden Erkenntnisse zusammen:

1. Das Unternehmen hat den Zweck, seinen Kunden einen Nutzen zu bieten
2. Der Unternehmer hat die Aufgabe, am Unternehmen zu arbeiten, statt im Unternehmen. Dabei ergibt sich Folgendes: Das Produkt des Unternehmers ist das Unternehmen selbst. Der Unternehmer verkauft also nicht Kleidung in einem Ladengeschäft, sondern er produziert ein System namens Unternehmen, in dem Kleidung verkauft (und dem Kunden ein Nutzen geboten wird). Und er berät nicht in einem Beratungsunternehmen, sondern er produziert ein System namens Beratungsunternehmen, das dem Kunden möglichst optimale Beratungsleistungen bietet.

Auch das Produkt, das der Unternehmer produziert, hat einen Kunden. Nämlich seinen Nachfolger. Wie es die Aufgabe des Unternehmens ist, seinen Kunden einen optimalen Nutzen zu bieten, so ist es analog die Aufgabe des Unternehmers, seinem Kunden, nämlich seinem Nachfolger einen optimalen Nutzen zu bieten. Das hat bei einem Verkauf aller Wahrscheinlichkeit nach einen gesteigerten Unternehmenswert zur Folge, ist aber etwas anderes als die anvisierte Steigerung des Unternehmenswerts. Das Ziel ist die Schaffung und Erhöhung des Nutzens für den Nachfolger.

Bevor wir jetzt zu der Aufgaben kommen, die der Unternehmer ausführen muss, um sein Ziel zu erreichen, noch ein Punkt: Dem aufmerksamen Leser ist vielleicht aufgefallen, dass im Bild zwischen Unternehmer und Manager unterschieden wird. Ich möchte dies noch deutlicher machen: Auch Unternehmer und Geschäftsführer (=Manager) sind idealtypisch zwei verschiedene Personen. Warum?

Beide arbeiten zwar am Unternehmen, aber mit einem unterschiedlichen Fokus. Der Unternehmer benötigt die weite Sicht, der Geschäftsführer die Details. Der Unternehmer ist weit in der Zukunft, der Geschäftsführer im Tagesgeschäft. Der Unternehmer bestimmt die Strategie, der Geschäftsführer die Taktik. Der Unternehmer bestimmt die große Entwicklung, der Geschäftsführer den Betrieb des Unternehmens. Beide Aufgabenbereiche sind notwendig. Und für beide Anforderungen benötigen Sie Personen mit völlig unterschiedlichen Mentalitäten und Fähigkeiten.

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Welche sieben Aufgaben sind erforderlich?

Betrachtet man nun, welche Aufgaben erforderlich sind, um das zentrale Ziel des Unternehmers zu erreichen, so kommt man auf folgende sieben Aufgaben. (Diese decken sich zum Teil mit der einzigen mir bekannten Stelle in der Literatur zu den Aufgaben des Unternehmers bei Bodo Schäfer):

1.Erarbeitung, Überarbeitung und Verankerung der Werte und des unternehmerischen Traums.
Seneca brachte dies schon zum Ausdruck: „Wer nicht weiß, welchen Hafen er ansteuert, für den ist kein Wind ein günstiger.“ Sie müssen wissen, was den Nutzen ausmacht, welche Werte oder Motive dadurch erfüllt oder befriedigt werden. Sowohl für den Kunden deines Unternehmens als auch für deinen Nachfolger. Und diese Werte sollten nach Möglichkeit identisch sein. Nur so kannst du ein glaubwürdiges Unternehmen aufbauen. Dabei handelt es sich nicht um eine Aufgabe, die in einem eintägigen Visions-Workshop erarbeitet werden kann, sondern um eine permanente und fortwährende Aufgabe.

 

2. Strategieentwicklung und Positionierung.
Darunter verstehe ich die grundsätzliche Ausrichtung des Unternehmens: Welche Stärken hat das Unternehmen? Welche Zielgruppe wird angesprochen? Was macht unser Unternehmen anders? Und darauf folgend die Frage: Wie bringt das Unternehmen das so in die Köpfe, dass die Kunden davon bewegt werden? Auch das ist eine permanente und fortwährende Aufgabe, die den unmittelbaren und direkten Kontakt zur Zielgruppe erfordert.

 

3. Gewinnung und Bündelung „externer Energie“.
Richtige Mitarbeiter, Kapitalgeber, positive Öffentlichkeit. Das Unternehmen ist keine Veranstaltung nur des Unternehmers und des Kunden. Sonst wäre er Selbständiger. Also benötigt er die richtigen Mitarbeiter, Kapital und eine positive Öffentlichkeit. Folglich musst du dies anziehen. Das gelingt umso besser, je besser du die ersten beiden unternehmerischen Aufgaben erfüllt hast. Dann kannst du Sinn und Nutzen vermitteln. Auch das ist – wie unschwer zu erkennen – eine permanente und fortwährende Aufgabe.

4. Periodische Müllentsorgung.
In allen lebenden Organismen – und ein Unternehmen ist ein solcher – sammelt sich Müll. Veraltete Produkte. Kunden, die nicht mehr zur Zielgruppe passen. Mitarbeiter, die die Entwicklung des Unternehmens nicht mehr mittragen. Sinnlose oder umständliche Prozesse. Das Problem dabei ist: Einige beginnen den Müll zu lieben. Hier hängt der Arbeitsplatz an einem alten Produkt, dort erhöht ein umständlicher Prozess die Bedeutung eines anderen Mitarbeiters und an einer dritten Stelle kann ein Mitarbeiter vielleicht einfach besonders gut mit einem Kunden, der nicht mehr zur Zielgruppe passt. Und aus all diesen Gründen unterbleibt die Reinigung. Die einzige außen stehende(!) Person, die auch die Macht hat, den Müll zu beseitigen, ist der Unternehmer. Wenn du im Tagesgeschäft stecken würdest, würdest du auch damit beginnen unpassende Kunden zu lieben und könntest so deine Aufgabe nicht ausführen. Auch das ist eine permanente Aufgabe.

5. Kontrolle.
Hier entstehen die meisten Missverständnisse. Es sollen nicht zuerst die Mitarbeiter und auch nicht zuerst die Gewinne oder Umsätze kontrolliert werden. Wir hatten bereits festgestellt: Der Zweck des Unternehmens ist, seinen Kunden einen überragenden Nutzen zu bieten. Wenn du behauptest, dass es dir ausschließlich um den Nutzen für die Kunden geht und du als erstes zur monatlichen BwA rennst dann bist du nicht glaubwürdig. Das Erste, was du als Unternehmer kontrollieren musst, ist, ob dein Unternehmen seinen Zweck erfüllt, also den Kunden einen Nutzen bietet. Das siehst du nur begrenzt, wenn du dauernd auf dein Unternehmen schaust. Das kann dir nur der Kunde verraten. Also fängt dort die Kontrolle an. Unmittelbar und direkt beim Kunden. Das Zweite ist die Frage, ob das Unternehmen morgen einen noch überragenderen Nutzen bieten wird. Und erst in diesem Zusammenhang, und dem untergeordnet, sind Umsätze und Gewinne interessant. Das Dritte, was Sie kontrollieren müssen, ist ob Systeme geschaffen werden, mit denen das Unternehmen unabhängig von Ihnen funktioniert. Nur so wird es überhaupt interessant für einen Nachfolger.

6. Permanente Entwicklung der eigenen Persönlichkeit.
Als Unternehmer stehst du permanent vor neuen Herausforderungen. Du bist für die Festlegung der Reiseroute deines Unternehmens im Markt verantwortlich. Dazu musst du den Markt kennen, dazu musst du dich kennen, und dazu musst du die Menschen kennen. Da all dies im Fluss ist, kannst du nicht stehen bleiben. Meines Erachtens müssen Unternehmer ein Minimum von 20%, besser noch 33% ihrer Zeit in Fortbildung und die Entwicklung ihrer Persönlichkeit investieren. Das heißt bei einem 10-Stunden-Tag zwei bis dreieinhalb Stunden Lernen und Persönlichkeitsentwicklung. Und zwar täglich!

7. Übergabe des Unternehmens an den Nachfolger.
Hier handelt es sich wohlgemerkt weniger um den konkreten Übergabeprozess – da können dir Experten weiterhelfen. Stattdessen musst du dir eine ganz wichtige Frage stellen: „Für wen mache ich das hier eigentlich?“ Ich muss also meinen Nachfolger bestimmen und permanent überprüfen, ob ich auf dem richtigen Weg bin. Mein oberstes Ziel ist dabei, mein Unternehmen so aufzubauen, dass der auserwählte Nachfolger dies optimal nutzen kann. In anderen Worten, ich arbeite daran, mich selbst arbeitslos zu machen.

Wo liegt das Problem bei der Fokussierung auf diese Aufgaben?

„Das geht nicht! Wann soll ich denn dann meine Arbeit machen?“ habe ich an dieser Stelle schon oft entrüstete Ausrufe vernommen. Zuerst die Antwort: „Das – und nichts anderes – IST Ihre Arbeit“. Dann die freundliche Gegenfrage: „Was für Tätigkeiten wollen Sie denn stattdessen ausführen?“

• „Produkte verkaufen!“ – „Falsch. Ist die Aufgabe des Vertriebs.“
• „Finanzierungsplan erarbeiten!“ – „Falsch. Ist die Aufgabe des Geschäftsführers.“
• „Beantragen finanzieller Förderung!“ – „Falsch. Ist die Aufgabe der Finanzabteilung.“
• „Mögliche Kunden ansprechen!“ – „Falsch. Ist die Aufgabe des Marketings und des Vertriebs.“
• „Jahresabschluss erstellen!“ – „Falsch. Ist die Aufgabe des Geschäftsführers und der Finanzabteilung.“
• „Konflikte mit Kunden austragen!“ – „Falsch. Ist die Aufgabe der Geschäftsführung.“
• „Innerbetriebliche Organisation!“ – „Falsch. Ist die Aufgabe der Geschäftsführung und des Managements.“
• „Systeme schaffen!“ – „Falsch. Ist die Aufgabe der Geschäftsführung und des Managements.“

Glaub mir, ich habe dieses Spiel schon oft gespielt: Du findest keine weitere Aufgabe des Unternehmers.

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Die 3 Probleme für werdende Unternehmer

Dass dies so oft für ehemalige Selbständige/werdende Unternehmer ein Problem darstellt, liegt an drei Gründen.

1. Erstens erscheinen diese Aufgaben den meisten Unternehmern als ihre Aufgaben. Der Grund dafür ist einfach: Zu Beginn sind es auch die Aufgaben des Selbständigen. Und solange man glaubt, dass es die eigene Aufgabe ist, besteht keine Notwendigkeit, etwas zu ändern.
2. Zweitens muss jemand diese Aufgaben ausführen und außer dem bisherigen Unternehmer ist keiner da, der dies gut macht.
3. Drittens liegen die Stärken der meisten Unternehmer in den Tätigkeiten, die nicht mehr ihre Aufgaben sind. Und wenn etwas nicht so gut läuft, dann macht man ganz automatisch immer zuerst das, was man gut kann – also in diesem Fall leider gerade nicht seine Aufgaben.

Um also noch mal auf das obige Bild zurück zu kommen: Wie kommst du schnellstmöglich auf den Baum, ohne dass dabei alles zusammen bricht? Die erste Hälfte der Aufgabe ist bereits erledigt! Sobald du eine klare Vorstellung des Problems und deiner Aufgaben hast, ist die Lösung fast nur noch Handwerk. Wie man diese Herausforderung besonders effektiv angeht, ist Thema auf meinem 3-tägigen Veränderungs-Seminar Der Weg zum erfolgreichen Unternehmer.

Ausführlichere Informationen darüber findest du auch im meinem Buch Der Weg zum erfolgreichen Unternehmer.

Unterstützendes Arbeitsmaterial

Zu diesem Beitrag gibt es eine weiterführende Mindmap mit einer detaillierteren Auflistung der Aufgaben des Unternehmers. Fülle einfach nachfolgendes Formular aus, dann wird es dir automatisch per Mail zugesandt.